JASPER: Rechtsportal gut gestartet

18.07.2024

„Wir werden JASPER auf jeden Fall als Standardkanal etablieren, da sind wir auf einem gutem Weg. Zumal Mitarbeitende uns zurückspielen, dass das Modul sehr anwenderfreundlich ist“, berichtet Stefan Kuhn, Abteilungsleiter Recht und Qualitätsmanagement bei der Sparkasse Mainfranken Würzburg.

Die Legal-Tech-Lösung „JASPER – Recht. Effizient.“ der S-Management Services (S-MS) erleichtert die Arbeit in den hochausgelasteten Rechtsabteilungen der Verbände und Sparkassen. Und genauso profitieren deren interne Kund:innen, meist die Marktmitarbeitenden. Denn gesetzliche Änderungen und zunehmende Regulatorik steigern den Bedarf an Rechtsberatung. Wenn JASPER die Prozesse in der Rechtsberatung nun digitalisiert und optimiert, läuft vieles reibungsloser und effizienter; alle Beteiligten kommunizieren einfacher und flüssiger. Die browserbasierte zentrale Plattform teilt sich in zwei Oberflächen: das JASPER Portal für die Mitarbeitenden und das JASPER Backend Portal für die Rechtsabteilung.

„Gute Erfahrungen“ 

Wie verlief nun der Start bei der Sparkasse Mainfranken Würzburg? „Um beurteilen zu können, ob JASPER das ist, was wir wollen, testeten wir es im letzten Quartal 2023: Unsere Abteilung hatte die Zeit, sich damit vertraut zu machen, und eine Geschäftsstelle konnte Anfragen stellen“, erläutert Hausjurist Kuhn. Anfang 2024 rollte die Flächensparkasse dann gestaffelt in ihren drei Gebietsdirektionen aus. In einer davon ist JASPER verpflichtend, in den zwei weiteren vorerst freiwillig. Um die Mitarbeitenden abzuholen, habe man für JASPER mit dem Erklärvideo der S-MS im Intranet geworben und die Rechtsabteilung beschrieb zusätzlich die Vorteile von JASPER: etwa dass man Anlagen mit hochladen und seine letzten Anfragen einsehen kann. Oder dass es ein Nachrichtenpostfach für die Korrespondenz und den Dokumentenaustausch gibt. Als Multiplikatoren waren die Führungskräfte eingebunden. „Bisher machen wir gute Erfahrungen, auch freiwillig wird gern auf JASPER zugegriffen“, bilanziert Kuhn den aktuellen Stand. Damit alle den Self-Service schnell finden und nicht auf verschiedenen Kanälen suchen müssen, ist er auf der Einstiegsseite der Rechtsabteilung verlinkt. „Unsere Mitarbeitenden sollen wissen: Okay, bei rechtlichen Themen gehe ich direkt auf JASPER“, bekräftigt der Justiziar.

Mittlerweile etabliert sich das Portal zum Standard für gängige Anfragen und zur zentralen Infobasis für Rechtsfragen. Bisher war die Rechtsabteilung über Telefon, E-Mail und Skype direkt zu erreichen. Dass nun Anfragen wie in einem Ticketsystem bearbeitet werden, konnten die Juristen „positiv begründen und das wurde ganz gut verstanden“, so Kuhn. Und in dringenden Fällen, etwa aus einem Beratungsgespräch heraus, darf man weiterhin direkt anrufen.

Aktenmanagement leicht gemacht

Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende brauchte es nicht. Nur für die Rechtsabteilung gab es eine Einführungsschulung der S-MS und zum Einarbeiten das Quartal mit der Testphase. Die Abteilung mit insgesamt sieben Mitarbeitenden, darunter drei Volljurist:innen, schätzt neben der Entlastung von Anfragen vor allem die organisatorische Unterstützung durch JASPER. „Was wir jahrelang vermissten: ein Datenverwaltungsprogramm, mit dem unsere Digitalisierung auf einer professionellen Basis steht“, freut sich Abteilungsleiter Kuhn. Bislang habe man alle digitalen Akten in der Explorer-Umgebung selbstständig verwaltet. Nun verfüge die Abteilung mit dem Akten-Management über ein „Rundumprogramm, über das alle Anfragen laufen und archiviert werden“. Einige ihrer Prozesse musste sie an den neuen Workflow anpassen: etwa, dass der Posteingang jetzt in JASPER liegt. „Aber wenn man schon vorher sauber strukturiert war, kann man alles recht gut anpassen. Insgesamt sind wir nun dank des neuen Anfragen-Managements viel besser aufgestellt, um alle Anliegen im Blick zu behalten und zeitnah zu beantworten“, führt Kuhn aus. Alles sei zentral archiviert und leicht zu finden. Ein großer Vorteil bei späteren Nachfragen zu einem Vorgang, gerade auch mit Blick auf den Vertretungsfall. Deutlich spüre er eine Entlastung. „Die haben wir uns von JASPER versprochen – und das trifft so auch ein“, lautet sein Fazit. Ähnliche Feedbacks erhielt die S-MS von weiteren Sparkassen, die bereits mit der Lösung gestartet sind.

JASPER entwickelt sich weiter 

Damit die Anwendung höchste Sicherheit bietet, läuft sie auf den Systemen der Finanz Informatik. Also entfallen Hardwareanforderungen und Installationsaufwand, wie Stefan Kuhn betont: „Das lief relativ schlank, auch für unsere IT-Abteilung.“ Die Sparkasse buchte zudem die optionale lokale Wissensdatenbank und bestückt sie sukzessive. Mit dem Ziel, dort die sich wiederholenden Standardfragen, etwa zu Vollmachten oder Erbrecht, vorab zu beantworten – was immerhin rund 20 Prozent der Anfragen betrifft. Service und Transparenz verspreche das Modul Dashboards & Reporting, weil sich damit Anfragen, Rechtsgebiete oder Akten auf unterschiedliche Weise auswerten ließen. Wichtig ist ihm, künftig auch das Impulsmanagement zu integrieren, da dies in seinem Institut in der gleichen Abteilung angesiedelt ist. Laufend optimiert die S-MS die Module, um sie noch benutzerfreundlicher zu machen. Auch mithilfe der User:innen wird die Plattform nach deren Bedürfnissen feinjustiert. Zum Beispiel sind Schnittstellen zu Systemen der Finanz Informatik und der S-MS geplant. Im Aufbau ist die globale Wissensdatenbank für institutsübergreifendes Wissensmanagement.